Laten we eerlijk zijn, handmatige processen volstaan niet meer, vooral als het gaat om financiën en boekhouding. Een van de grootste hoofdbrekers? Facturen die opgesloten zitten in PDF-bestanden.
PDF’s waren misschien ooit nuttig, maar ze zijn nooit ontworpen voor automatisering. Ze zijn statisch, moeilijk te bewerken en een nachtmerrie als het gaat om het extraheren van bruikbare gegevens. En als u wilt voldoen aan moderne normen zoals Peppol? Vergeet het maar – PDF’s voldoen gewoonweg niet.
Dat is waar UBL (Universal Business Language) om de hoek komt kijken. Het is gestructureerd, gestandaardiseerd en gemaakt voor digitale workflows. En met SmartUBL wordt het converteren van ouderwetse PDF’s naar Peppol-ready UBL-bestanden automatisch – geen handmatig werk, geen stress.
Dus, wat is UBL? Waarom is het belangrijk? En hoe maakt SmartUBL uw facturering slimmer, sneller en klaar voor de toekomst? Laten we er eens dieper op ingaan.
PDF’s zijn voor mensen. UBL is voor machines.
PDF-facturen zijn leesbaar voor mensen, maar bevatten geen gestructureerde gegevens die systemen automatisch kunnen verwerken. Telkens wanneer een boekhoudteam een PDF ontvangt, moet iemand de gegevens handmatig extraheren, valideren en invoeren in hun ERP. Dit proces is traag, foutgevoelig en duur.
UBL (Universal Business Language) is een machinaal leesbaar formaat dat is ontworpen voor elektronische facturering. Het maakt de geautomatiseerde uitwisseling van factuurgegevens tussen systemen mogelijk, zonder dat er handmatig ingegrepen hoeft te worden. Het is ook het standaardformaat dat door veel overheden en openbare instellingen in heel Europa wordt vereist.
Waarom is deze verschuiving belangrijk?
SmartUBL overbrugt de kloof tussen verouderde factuurformaten en de toekomst van e-facturering.
In plaats van leveranciers of klanten te vragen facturen in een specifiek formaat te versturen, kunt u met SmartUBL elke PDF-factuur accepteren en deze automatisch omzetten naar een Peppol-conform UBL-formaat dat klaar is voor digitale verwerking.
Zo werkt het:
Upload uw PDF-factuur naar SmartUBL of stuur deze per e-mail. Het platform maakt gebruik van geavanceerde AI- en machine learning-modellen om de factuur te lezen en te begrijpen, waarbij belangrijke gegevensvelden worden geëxtraheerd, zoals:
De geëxtraheerde gegevens worden automatisch gevalideerd op naleving van uw boekhoudregels, bedrijfslogica en Peppol-normen. U hoeft niet langer op zoek te gaan naar ontbrekende velden of formaatconflicten op te lossen.
Na validatie converteert SmartUBL de geëxtraheerde gegevens naar een Peppol-compatibel UBL-bestand: een gestructureerd XML-bestand dat naadloos kan worden verwerkt door uw boekhoudsysteem of ERP.
SmartUBL zorgt ervoor dat uw UBL-factuur via het Peppol-netwerk naar elke ontvanger kan worden verzonden, of het nu gaat om een overheidsportaal, een zakelijke koper of een entiteit uit de publieke sector. Het is plug-and-play.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is niet alleen een netwerk, het is een revolutie in digitale inkoop. Veel landen in de EU en daarbuiten hebben Peppol verplicht gesteld of sterk aangemoedigd voor B2G- en B2B-e-facturering.
Peppol-ready zijn betekent:
Met SmartUBL zijn uw geconverteerde UBL-bestanden automatisch Peppol-compatibel – zonder dat u extra tools of integraties nodig hebt.
Bevrijd uw team van het handmatig invoeren van factuurgegevens. Met SmartUBL krijgt u automatisering zonder dat u uw leveranciers hoeft te vragen iets te veranderen.
SmartUBL is ERP-onafhankelijk. Of u nu Exact Online, SAP, Oracle of een ander platform gebruikt, door SmartUBL gegenereerde UBL-bestanden kunnen direct worden geïntegreerd.
Of u nu 50 facturen per maand verwerkt of 50.000, SmartUBL groeit mee met uw bedrijf.
Volg, controleer en analyseer elke factuur digitaal. SmartUBL biedt u realtime dashboards en exportklare rapporten.
SmartUBL maakt de toekomst van facturering vandaag al toegankelijk. Geen frustraties meer over formaten, geen hoofdpijn meer over compliance en geen handmatige processen meer. Gewoon snelle, nauwkeurige en geautomatiseerde factuurverwerking – van PDF naar UBL naar betaling.
En ja, u kunt het uitproberen voordat u een beslissing neemt.
Als u op zoek bent naar een PDF-naar-UBL-converter die naadloos in uw workflow past en u klaar maakt voor Peppol, dan staat SmartUBL voor u klaar.
Laten we e-facturering moeiteloos maken.
