Op het eerste gezicht zijn PDF’s eenvoudig. Iedereen gebruikt ze. Leveranciers sturen ze. Jij ontvangt ze. Maar als het gaat om automatisering, audittrails en compliance, vormen PDF’s een bottleneck.
Dus hier is de echte vraag:
Waarom beheert u nog steeds PDF-facturen in een wereld die snel verschuift naar gestructureerde, geautomatiseerde e-facturering?
Als u zich afvraagt hoe u bij kunt blijven of waar u moet beginnen, dan is deze gids iets voor u. Hierin vindt u alles wat u moet weten om de overgang naadloos en strategisch te laten verlopen:
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een gestandaardiseerd XML-formaat dat wordt gebruikt voor e-facturering in heel Europa en andere markten die zich ontwikkelen in de richting van gestructureerde, digitale factuuruitwisseling.
In tegenstelling tot PDF’s, die visueel zijn opgemaakt maar geen gegevens bevatten, bevatten UBL-bestanden daadwerkelijke factuurgegevens op een machinaal leesbare
manier. Dat betekent dat uw systemen en software automatisch belangrijke details kunnen interpreteren, zoals:
Omdat het gemakkelijk te verzenden en universeel leesbaar is, maar niet is ontworpen voor automatisering.
Financiële teams die met PDF-facturen werken, zitten vast in een of meer van deze inefficiënte workflows:
Wat is dan de oplossing?
Converteer de PDF naar UBL-formaat voordat deze in uw financiële systemen terechtkomt.
Er zijn drie belangrijke benaderingen:
Hierbij opent u de PDF, kopieert u de factuurgegevens en typt u deze in een UBL-editor of genereert u XML-bestanden vanaf nul.
Alleen geschikt voor microbedrijven of kleine volumes.
Sommige bedrijven investeren in het bouwen van hun eigen extractiepijplijnen met behulp van OCR (optische tekenherkenning), op regels gebaseerde mapping en factuursjablonen.
Dit werkt alleen goed als uw inkomende facturen een consistent formaat hebben, wat zelden het geval is.
SmartUBL is de meest efficiënte en schaalbare methode. Het maakt gebruik van AI en OCR om gegevens uit elke factuurlay-out te extraheren, te valideren en direct te converteren naar een UBL-compatibel formaat.
SmartUBL is een gespecialiseerde tool die is ontworpen voor financiële en boekhoudkundige teams die een snelle, nauwkeurige en conforme manier nodig hebben om PDF’s naar UBL-formaat te converteren zonder aangepaste oplossingen te bouwen of te onderhouden.
Zo werkt SmartUBL:
SmartUBL kan omgaan met verschillende soorten facturen, variaties in lay-out en zelfs complexe btw-uitsplitsingen, zodat uw team geen tijd hoeft te besteden aan het corrigeren van onjuiste gegevens.
PDF’s zijn vertrouwd, maar UBL is de toekomst.
De overgang naar gestructureerde, conforme e-facturering is geen kwestie van óf, maar wanneer.
Als u nog steeds handmatig PDF’s van leveranciers verwerkt of omslachtige workarounds gebruikt, verspilt u tijd en loopt u het risico niet aan de regels te voldoen.
Met SmartUBL maakt u die sprong soepel. Start uw gratis SmartUBL-proefperiode en ervaar de gemakkelijkste manier om PDF’s om te zetten naar UBL, speciaal ontwikkeld voor de moderne financiële functie.
